降本增效 化固定资产管理为费用管理

降本增效 化固定资产管理为费用管理

——国航总部大楼应用文件管理外包开始实现轻资产运营
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在应用了立思辰的管理外包服务解决方案后,中国国际航空股份有限公司总部实现了设备的网络监控和软件管理,网络连接率从28.6%提高到了96.3%,设备冗余下降了63%,人均设备占有率下降了56%,文件输出量提高的同时成本下降了16.3%。成本清晰量化,费用分摊精确,化固定资产管理为费用管理,为资产密集型企业的轻资产运行提供了一种全新的理念和良好的实践。

背景:国航促节约 办公谋突破

中国国际航空股份有限公司(简称国航)是中国唯一的载旗航空公司,总部设在北京。近年来,国航始终致力于全面推进信息化,推动可持续发展战略。通过节油减排、降本增效等方式积极响应国家建设资源节约型和环境友好型社会的要求。

2007年,国航决定把分布在北京京信大厦、T3号航站楼等5个地方的办公人员集中办公,面积近10万平方米的的国航总部机关大楼成为了国航进行集中办公,从而节约办公费用、提升办公效率的新试点,大楼机关办公人员达1300多人,拥有400多台打印机、复印机。

国航文印管理的现状:文印成本难以计算 管理目标难以实现

国航的复印打印设备型号繁多,分布在各个部门,不同机器的折旧成本和打印费用不少而且很难统计。此外,采购部门还要花很大的精力来给这些设备采购耗材,找数十个厂商提供服务,备几百种耗材。不但效率较低,而且购买设备的费用,耗材、零件、维修服务、人工的费用等对于国航来说都是需要仔细计算才能算清的一笔账。

文件管理外包解决之道:整合设计 专业外包

2009年,立思辰公司与中国国际航空股份有限公司签订《文件管理外包服务协议》,由立思辰提供全面的文件管理外包服务,同时,立思辰还向国航国内七个分公司、基地和以及其事业管理单位提供文件管理外包服务,国航只需“按需打印,按张付费”。

Ÿ  专业咨询与整合优化设计:

根据国航总部每个楼层、区域、部门的文印需求和实际情况,通过前期专业的分析和咨询,重新整合优化设计(包括地理布局设计)

Ÿ  软硬件系统部署实施:

Ø  立思辰回购原有全部设备,合法合规的处置国航相关固定资产,同时将生产力低、功能弱、运行成本高、浪费大的老旧设备,集中更换为新型设备,降低每印成本;所有设备由立思辰出资,国航只按张付费。

Ø  使用立思辰DOMAS文件输出管理系统,精确核算:

Ÿ  长期运营外包服务

签署长期服务合同,接管全部设备的运营维护,立思辰负责所有的耗材、零件、维修、保养等全部工作(纸张除外)。国航仅以“按张收费”的方式支付费用;除此之外无需支付任何其他费用(纸张除外)。

国航受益:降本增效 轻资产运营

文件管理外包服务的实施,帮助国航将成本清晰量化,化固定资产管理为费用管理,有效帮助国航轻资产运行。

Ÿ   提高效率,化固定资产管理为费用管理:

由于DOMAS文件输出管理系统的部署,文件输出费用能够精确核算和分摊。现在每个月立思辰会给国航资产管理部负责人一份文件支出账单,通过DOMAS,国航可以看到每个部门每个人的文件支出,一年只需十二张支票、十二张发票就能轻松搞定文印支出,化固定资产管理为费用管理。同时,原来5个部门——集中采购部、财务部、资产管理部、信息管理部以及各单位行政人员得以从繁杂的文印管理工作中解放出来,大大节省了管理成本,提高了工作效率。

同时,设备性能得到增强,具有复印功能的设备数量大幅增加,高效率的网络扫描功能得到普遍使用,自动输稿器、自动双面打印等功能得到普及。压缩了不必要的打印、复印量,并实现了安全打印和移动跟随打印,大大提高了工作效率。

Ÿ   节约文印成本:

文件管理外包服务的实施,不仅帮助国航大幅提高效率,还将成本清晰量化,化固定资产管理为费用管理,有效帮助国航轻资产运行。合作以后,由立思辰回购国航400多台文件设备,通过优化将其减少为200台左右,现在国航大厦每张文件打印成本已经从最初的0.25元降低到0.21元左右,仅此一项每年就为国航省去200多万元。印量也从原来的370万印,下降到承诺印量320万印。同时,网络连接率从28.6%提高到了96.3%,设备冗余下降了63%,人均设备占有率下降了56%。文件输出量提高的同时成本下降了16.3%。

Ÿ   提升环保贡献:

文件管理外包服务大幅减少了国航的纸张耗用,保护了森林资源和水资源,5年节约的纸张,相当于少砍200多棵大树。同时,通过大幅改善废旧硒鼓等废弃物的回收,大幅减少了固体废弃物的排放。通过文件管理外包服务的应用,中国国航用实际行动响应了国家发展“低碳经济”的号召,也为建设资源节约型和环境友好型社会、实现可持续发展做出了积极的贡献。

此外,立思辰还将管理外包服务的范围延伸到视频会议系统运营领域,由立思辰公司负责中国国际航空股份有限公司视频会议系统中所有设备及系统的全保服务工作。视音频管理外包服务的实施,帮助国航降低其管理的复杂性,并确保视频会议系统得到更充分的利用。


销售总监

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