绿色办公 节能增效

绿色办公 节能增效

——文件管理外包助北京市门头沟区地税局建设效能型机关

北京市门头沟区地税局在效能型机关建设中，创新思维、大胆实践。在应用了文件管理外包模式后，单张成本下降了30%，印量下降了15%，迅速实现了办公文印的节能增效，绿色办公，开创了地税机关文件处理的新思路，对于在政府机关中引入文件管理外包这一崭新模式做出了有益的探索。

背景：建设效能型机关 文印管理势在必行

2009年，北京地税紧紧围绕市委、市政府“保增长、扩内需、调结构”和建设“人文北京、科技北京、绿色北京”的要求，提出了以“优化地税发展环境为主题，围绕两条主线，构建一个保障，建设五型机关，实现三个满意”的地税发展总体要求，并将2009年确定为“优化地税发展环境年”。在全系统推行“五型”机关建设，着力把北京地税打造成为“学习型、服务型、效能型、法治型、廉洁型”机关。

门头沟局在效能型机关建设中，创新思维、大胆实践，借鉴在全球500强等大型集团文印工作中所采用的外包模式，开创了地税机关文件处理的新思路，对于在政府机关中引入文件管理外包这一崭新模式做出了有益的探索。

现状和需求：管理谋高效  成本盼降低

门头沟地税局全局原有103台打印机和15台复印机，因部门业务类型的不同，文印设备使用效率不均、故障发生率高、运行维护成本持续增高。

设备运行成本高：所有打印设备都要自行维护管理，一台小打印机硒鼓只能打印几千张，所用的墨盒、硒鼓更换3-4次就等于购买一台新打印机，单张成本居高不下。老旧设备使用效率低、运行成本不断升高。

环境污染严重：复印机、打印机等文印设备在工作过程中会排出一定的臭氧、苯乙烯、总挥发性有机物（TVOC）、碳粉微粒等，对身体健康造成了潜在的威胁。办公设备使用后的耗材，很少有正规单位进行环保回收处理，造成了对环境的二次破坏。

成本管理难于控制：文印总体费用分散在耗材、零件、维修、保养、设备更新等多项费用中，难以准确地统计各科室所发生的办公的费用。设备的使用效率严重不均衡，部分打印设备处于长期闲置状态。

大量不必要的文件输出：由于对打印文档的内容和数量缺乏有效的监管，打印耗费严重，无法清楚地了解每名干部打印了多少文件、打印的内容是与工作相关还是与私人相关。

解决之道：优化部署 全面接管

硬件：经过现场调研及可行性分析，立思辰为门头沟区地税局提供了专业的办公文印系统整合优化设计方案，停用原有分散在各部门的使用效率低下、运行成本高的103台打印机和15台复印机，重新部署为功能强、效率高的多功能一体机，按需求和用量分别安置在各部门。

软件：同时，为每台多功能一体机安装文件输出管理计费系统（DOMAS），可以凭借本人考勤卡在全局任意一台一体机上取出打印件，大大提高了机器的使用率，准确测算成本，提高安全性和保密性。

收益：节能增效 提升管理水平

降低能源消耗，节约办公成本：

每张文印成本从0.13元下降到0.10元，降幅达30 %。同时，使用文印管理计费系统（DOMAS），将打印、复印量精确统计到个人，减少不必要的文印输出，压缩印量。预计可将实际印量由以往的500000张/年，减少到425000张/年，降幅达15%。

成本精细化管理、实现安全高效：

精确核算：文印的所有费用可以清晰地利用文印管理计费系统（DOMAS）核算到部门甚至个人。通过权限和费用额度设置，可以随时查看每个部门和每个人的印量和费用情况，实现对整体文印状况的实时精细化管理。

设备性能优化：所有设备优化为新型一体化设备，功能大幅增强，打印幅面由A4升级到A3、普遍具有自动双面打印和网络扫描功能，并因设备性能升级而提高办公效率。立思辰全面承接所有打印设备的维修保养，从而使设备的运行状态明显优于外包前。同时，实现了移动跟随打印，大大提高了工作效率。

安全打印：利用专业团队文印管理计费系统，所有设备均具备安全打印功能。只有打印用户到文件设备旁刷卡后，其打印文件才在该台文件设备上进行输出工作，他人无法取得，从而大大提高了文件的安全性。

节约资源消耗、实现节能减排：

节约资源：采用文件打印外包服务后，印量压缩15%，从而减少了相应的纸张、硒鼓、碳粉等打印耗材的消耗。预计在3年内，将减少印量二十多万张，相当于少砍20多颗大树，并减少碳排放近二十吨，保护森林资源和水资源。

降低能耗：通过大幅精简并使用高效的打印设备，可以有效地减少打印和复印输出量，节约大量电力消耗。

环保减排：所有废旧硒鼓、碳粉盒等回收，负责送回原生产商进行专业的环保回收处理，预计未来3年，门头沟地税共可减少固体废弃物排放约1000多公斤，从而有效地减少了固体废弃物给环境带来的压力。

保护健康：打印设备数量大幅减少，同时对设备进行重新布局，尽量远离人体，大幅降低了臭氧、苯乙烯、TVOC、碳粉微粒等对工作人员健康的潜在威胁，保护了干部的身体健康。

客户评价：

推进节约型政府机关建设，是现在和今后一段时期各级政府机关面临的一项重要任务。实行机关文件外包管理，对于各级政府部门降低办公成本，提升运行效率，推进节能降耗，加强环境保护，并实现清晰可控的成本管理等方面都将发挥重要的推动作用。

北京市门头沟区地方税务局